Gestion
Comment organiser le planning de votre équipe sans conflits
Répartissez les prestations, protégez les pauses et donnez à chaque personne un accès adapté à son rôle.
Définissez les rôles avant d’ouvrir des créneaux
Listez les prestations de l’établissement et les personnes qui peuvent assurer chacune d’elles. Dans une petite équipe, une même personne peut réaliser plusieurs prestations. Il reste utile de noter les différences. Un barbier qui ne travaille que certains jours ou une esthéticienne qui a besoin d’une cabine dédiée n’a pas les mêmes disponibilités que le salon dans son ensemble.
Tenez compte à la fois des personnes et des ressources partagées. Si deux professionnelles ont besoin du même poste de travail au début d’une prestation, ne proposez pas les deux créneaux en même temps. Prévoyez du temps pour le nettoyage, la préparation et la transition entre les rendez-vous. L’équipe en a besoin, même si les clients ne le voient pas.
Attribuez les accès sans partager de mots de passe
Sur Hest, la personne responsable de l’établissement peut inviter chaque membre de l’équipe par e-mail. Chaque personne se connecte à son propre compte et utilise les fonctions associées à son rôle. Expliquez quelles modifications chacun peut effectuer et qui se charge de mettre à jour les disponibilités, de confirmer les demandes ou de résoudre un conflit.
Si le client souhaite revenir voir la même personne, le nom indiqué sur la réservation aide à respecter cette préférence. En cas de changement de planning, vérifiez les rendez-vous concernés avant de modifier les horaires publics. Prévenez les clients et proposez des options claires, comme garder le même créneau avec une autre personne ou choisir une nouvelle date.
Prévoyez deux moments courts pour vérifier le planning
En début de semaine, la personne chargée de l’agenda peut vérifier les jours de repos, les prestations longues, les jours fériés et les périodes les plus demandées. En fin de journée, faites le point sur les changements du lendemain. En fixant ces deux moments, vous évitez qu’un simple ajustement se transforme en réunion ou en une succession de messages dispersés.
Utilisez la liste de tâches Hest pour noter ce qui doit être prêt avant d’ouvrir les créneaux. Par exemple, confirmer le planning du samedi, corriger la durée d’une prestation ou retirer une prestation qui n’est plus proposée. Ajoutez une échéance lorsqu’une date compte et indiquez clairement à l’équipe qui suivra la tâche.