店舗運営
スタッフの予約が重ならないように管理するには
担当メニューを割り振り、予約間の時間を確保し、役割に応じたアクセス権を設定しましょう。
予約枠を開ける前に担当を決める
店舗のメニューと、それぞれを担当できるスタッフを一覧にします。少人数のチームでは、一人が複数のメニューを担当することがあります。それでも、担当者ごとの違いは記録しておきましょう。限られた曜日だけ勤務する理容師や、専用の施術室を必要とするエステティシャンは、店舗全体の営業時間と同じようには予約を受けられません。
スタッフと一緒に、共用設備の空きも確認します。施術の初めに二人が同じ作業台を使うなら、同時刻に両方の枠を開けないようにします。消毒、準備、お客様の入れ替えにも時間を確保しましょう。お客様からは見えなくても、スタッフには必要な時間です。
パスワードを共有せず、アクセス権を割り振る
Hestでは、店舗の管理者がスタッフ一人ひとりをメールアドレスで招待できます。スタッフは各自のアカウントでログインし、自分の役割に応じた機能を使います。誰が何を変更できるか、勤務時間の変更や予約の確定、重複が起きたときの対応は誰が担当するかを説明しましょう。
同じスタッフを希望するお客様には、予約に担当者名があることで、その希望を引き継ぎやすくなります。シフトを変更するときは、公開中の予約枠を更新する前に、影響する予約を確認します。該当するお客様に連絡し、別の担当者で同じ時間を維持するか、別の日を選ぶかなど、わかりやすい選択肢を案内しましょう。
短時間で見直す習慣を作る
週の初めに、予約の管理担当者が休日、長時間の施術、祝日、混み合う時間帯を確認しましょう。一日の終わりには、翌日の変更を確認します。この二つの時間を決めると、調整のたびに打ち合わせを開いたり、メッセージがばらばらに飛び交ったりするのを減らせます。
予約枠を公開する前に済ませることは、Hestのタスクリストに記録します。たとえば、土曜日のシフトを確定する、メニューの所要時間を更新する、提供を終えたメニューを取り下げるといった項目です。日付が関係するタスクには期限を設定し、誰が進み具合を確認するかを明確にしましょう。