Como organizar a agenda com antecedência, intervalos e bloqueios

Comece pelos horários que se repetem

Use a rotina semanal como ponto de partida. Se uma profissional trabalha de terça a sábado, cadastre a disponibilidade dela nesses dias. Considere entradas, saídas e pausas que se repetem. Horários de funcionamento do estabelecimento e disponibilidade de uma pessoa podem ser diferentes. Uma unidade que abre às nove pode ter profissionais começando o primeiro atendimento em horários distintos.

Combine com a equipe quem atualiza essa informação quando um turno muda. Uma alteração permanente deve entrar na rotina semanal, para que faça efeito nos próximos dias sem exigir a repetição de ajustes.

Deixe tempo entre atendimentos

O tempo de atendimento é uma parte da ocupação da agenda. A equipe ainda pode precisar higienizar a bancada, separar materiais ou preparar a sala. Configure esse intervalo de acordo com o que acontece no espaço. Se a agenda seguida produz atrasos no meio da tarde, observe se o tempo previsto para o serviço ou para a preparação precisa de ajuste.

Trate as exceções na data em que acontecem

Use bloqueios para os compromissos que fogem da rotina, como um treinamento, uma consulta ou uma folga. Na Hest, confira a data, o profissional e o período exibido antes de salvar. Se já houver uma reserva afetada pela mudança, abra a agenda, converse com o cliente e combine um novo horário quando for necessário.

Escolha também com quanta antecedência você quer abrir a agenda pública. Um horizonte definido ajuda quando a escala ainda pode mudar. Aumente esse período se você já conhece a disponibilidade das próximas semanas e precisa aceitar reservas mais distantes.

Confira a agenda da perspectiva de quem reserva

Depois de mudar as configurações, abra a página pública e procure um horário antes e depois de uma pausa ou de um bloqueio. Faça o teste com mais de um profissional. Revise a semana seguinte sempre que confirmar a escala, para que as vagas publicadas reflitam o que a equipe pode atender.