予約受付期間、準備時間、ブロック枠で予定を整理する

繰り返しの勤務時間から設定する

いつもの一週間を基準にします。火曜から土曜まで勤務するスタッフなら、その曜日に空き時間を登録します。定期的な出勤、退勤、休憩も考慮しましょう。店舗の営業時間とスタッフごとの勤務時間は同じとは限りません。店舗は9時に開店しても、スタッフによって最初に対応できる時刻が異なる場合があります。

シフトが変わったときは、誰が設定を更新するかを決めておきましょう。継続する変更は週間スケジュールに反映すれば、毎回調整しなくても以後の予定に適用できます。

予約の間に必要な時間を取る

予約枠を占めるのは施術時間だけではありません。作業台の消毒、道具の取り分け、施術室の準備なども必要です。店内で実際にかかる時間を基準に、予約の間隔を設定します。続けて予約を入れると午後に遅れが出る場合は、施術と準備のどちらの時間を見直すべきかを確認しましょう。

例外は該当する日だけ調整する

研修、通院、休暇など、普段の予定に入らない用事にはブロック枠を使います。Hestで保存する前に、日付、スタッフ、対象時間を確認しましょう。すでに入っている予約に影響するなら、予定表を開いてお客様に連絡し、必要に応じて別の日時を決めます。

公開ページで、何日前から予約を受け付けるかも決めましょう。シフトがまだ変わりそうなときは、予約を受け付ける期間を決めておくと管理しやすくなります。数週間先の空き時間がわかっていて、先の予約を受ける必要がある場合は、その期間を延ばします。

お客様の立場で予約表を確認する

設定を変えたら公開ページを開き、休憩やブロックの前後にどんな枠が出るかを確認します。複数のスタッフで試してみましょう。来週のシフトを確定するたびに翌週分を見直し、表示されている枠とスタッフが実際に対応できる時間をそろえます。