Gestion
Comment organiser l’agenda avec des délais, des pauses et des créneaux bloqués
Utilisez les horaires récurrents, les pauses entre rendez-vous et les blocages ponctuels pour proposer des créneaux que l’équipe peut assurer.
Commencez par les horaires récurrents
Prenez la semaine habituelle comme point de départ. Si une professionnelle travaille du mardi au samedi, renseignez ses disponibilités pour ces jours-là. Tenez compte des heures de début et de fin ainsi que des pauses régulières. Les heures d’ouverture et les disponibilités individuelles peuvent être différentes. Un établissement qui ouvre à neuf heures peut avoir des professionnels qui commencent à recevoir à des heures différentes.
Convenez avec l’équipe de la personne qui mettra ces données à jour lorsqu’un horaire change. Si le changement est permanent, intégrez-le au planning hebdomadaire pour qu’il s’applique aux jours suivants sans devoir répéter l’ajustement.
Prévoyez du temps entre les rendez-vous
La prestation constitue une partie du temps occupé. L’équipe peut aussi devoir nettoyer le poste, préparer le matériel ou aménager la cabine. Fixez l’intervalle d’après ce qui se passe sur place. Si les rendez-vous se suivent et prennent du retard en milieu d’après-midi, vérifiez si la durée prévue pour la prestation ou la préparation doit être ajustée.
Bloquez les dates qui dérogent aux horaires habituels
Bloquez des créneaux pour les engagements qui sortent de la routine, comme une formation, une consultation ou un jour de repos. Dans Hest, vérifiez la date, la personne et la période affichées avant d’enregistrer. Si le changement touche un rendez-vous déjà réservé, consultez l’agenda, échangez avec le client et convenez d’un autre créneau au besoin.
Choisissez aussi combien de temps à l’avance vous souhaitez ouvrir l’agenda au public. Un horizon défini aide lorsque le planning peut encore changer. Étendez-le si vous connaissez les disponibilités des prochaines semaines et avez besoin d’accepter des réservations plus lointaines.
Vérifiez l’agenda du point de vue du client
Après avoir modifié les réglages, ouvrez la page publique et cherchez un créneau avant et après une pause ou un blocage. Faites le test avec plusieurs membres de l’équipe. Vérifiez la semaine suivante chaque fois que vous confirmez le planning pour que les créneaux publiés correspondent aux disponibilités réelles.